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Der Traum vom papierlosen Büro

07.07.2022 | So gelingt die Digitalisierung Ihrer dokumentenbezogenen Prozesse

Seit Beginn der Pandemie hat die Digitalisierung endgültig Einzug in deutsche Unternehmen gehalten – durch Corona wurde die Bedeutung digitaler Prozesse sichtbar. Doch zu einer erfolgreichen Digitalisierung gehört weit mehr als der bloße Verzicht auf Papier! Was es auf dem Weg ins Digital Office zu beachten gibt, erfahren Sie hier.

Das papierlose Büro

Beim papierlosen Büro geht es – wie der Begriff bereits nahelegt – um den weitestgehenden Verzicht auf papiergebundene Dokumente. Stattdessen sollen sich die einzelnen Prozesse digital abspielen und so für mehr Effizienz, Kostenersparnis und Nachhaltigkeit sorgen

Der Weg ins Digital Office

Dass nicht jede E-Mail ausgedruckt werden muss, weiß man spätestens seit dem Aufruf „Think before you print“ der vor rund zehn Jahren immer häufiger am Ende zahlreicher elektronisch versendeter Mails zu finden war. Doch noch immer landen (zu) viele Dokumente im Ausgabeschacht eines Druckers, um anschließend im Reißwolf zu enden oder in Aktenordnern abgeheftet zu werden. An dieser Stelle sollten Unternehmen ansetzen und über die Einführung eines Enterprise Content Managementsystem (ECM) nachdenken.

Die Vorteile eines ECM

Ein ECM umfasst sämtliche Technologien und Tools, die bei der digitalen Verarbeitung von Dokumenten zum Einsatz kommen. Dazu gehört die Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung digitaler Schriftstücke bei gleichzeitiger Wahrung von Compliance und datenschutzrechtlichen Vorgaben. So gehen Sie mit einem ECM auch in Sachen Datenschutz und Datensicherheit auf Nummer Sicher.
Zusätzlich zu den Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems bietet ein ECM den Vorteil, dass es über die Speicherung und Archivierung hinaus auch die Bearbeitungsabläufe (Workflows) digitalisiert und damit automatisiert. So werden Vorgänge schneller abgeschlossen, Freigaben zeitnah erteilt und Entscheidungen sicher getroffen.

Die zentrale Dokumentenablage sorgt für effizienteres und flexibleres Arbeiten, da sie den Mitarbeitenden den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Informationen ermöglicht. Das gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument ist ebenso möglich wie die Nachverfolgung der Änderungshistorie.

Papier mag geduldig sein – auf die Nutzerinnen und Nutzer trifft das in der Regel weniger zu. Auch hier unterstützt ein ECM: Dank Verschlagwortung und Volltextsuche ist die Wiederauffindbarkeit eines bestimmten Dokuments mit einem professionellen ECM kein Problem mehr. Bisher zeitraubende Routineaufgaben können dadurch schneller und einfacher durchgeführt werden, was sich wiederum positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden auswirkt.

Zeitersparnis
Kostensenkung
Sicherheit

Am Ende des Zettelchaos

Verlegte Akten, falsch abgeheftete Verträge und versehentlich geschredderte Rechnungen: Bestimmt kennen Sie das. Hin und wieder verschwinden Dokumente scheinbar spurlos und eine zeitaufwändige und manchmal leider auch vergebliche Suche beginnt.  
Machen Sie Schluss damit und schonen Sie Ihre wertvollen Personalressourcen für wichtigere Dinge. Mit einem ECM sind Ihre Dokumente digital abgesichert, übersichtlich abgelegt und jederzeit wiederauffindbar.

Grenzen der Digitalisierung

Keine Regel ohne Ausnahme: Das gilt auch bei der Digitalisierung von Dokumenten. Für bestimmte Unterlagen besteht von Rechts wegen eine Aufbewahrungspflicht in Papierform. Dies betrifft z.B. Urkunden, Gerichtsurteile, beglaubigte Dokumente und ähnliches. Aus diesem Grund wird es auch im Digital Office weiterhin papiergebundene Dokumente geben. Allerdings spricht nichts dagegen, die damit verbundenen Prozesse zu digitalisieren und so der Vision vom papierlosen Büro so nah zu kommen, wie möglich.

Es ist auch gar nicht nötig, auf Teufel komm raus alles im Unternehmen zu digitalisieren. Ist ein Prozess an sich nicht gut, wird er sich nicht dadurch verbessern, dass man ihn digitalisiert. So wird aus einem schlechten Prozess lediglich ein schlechter digitaler Prozess. Viel wichtiger ist es, genau zu analysieren, wo eine Digitalisierung sinnvoll ist, welchen Mehrwert sie bietet und was für die Umsetzung nötig ist.

Die Planung macht’s

Der Weg ins Digital Office will gut geplant sein. Damit der Wandel gelingt, sollte die Einführung eines ECM-Systems der erste Schritt sein. Denn grundsätzlich eignet sich die Digitalisierung dokumentenbezogener Prozesse für alle Unternehmen, ungeachtet ihrer Größe und Branche. In kleineren und mittelständischen Betrieben zeigen sich die Mehrwerte einer Umstellung von analogen auf digitale Prozesse am deutlichsten, da die Kosten ebenso sinken wie der Bearbeitungsaufwand, wodurch wertvolle Ressourcen frei werden.
Wichtig ist, dass die Umsetzung nicht von heute auf morgen erfolgt, sondern umsichtig geplant wird. Am besten holen sich Unternehmen hierfür Unterstützung von einem erfahrenen Partner.

Lesen Sie im weiterführenden Blogartikel, wie Sie ein ECM-System erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen.