Der zentrale Posteingang
Ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung ist die Digitalisierung des Posteingangs. Das bedeutet, dass die gesamte Eingangspost zentral erfasst wird – egal, ob sie auf Papier oder digital ankommt. Falls sie in analoger Form ankommt, wird die Post gescannt und in ein PDF umgewandelt. Anschließend wird die Post weitergeleitet, und zwar gezielt an den oder die Adressaten. Es hilft, den Prozess zu beschleunigen, dass die Mitarbeitenden so direkt auf alle Daten im digitalen Posteingang zugreifen können. So wird aus vielen Inputboxen eine einzige, was die Kommunikation um einiges erleichtert. Die Eingangspost – ganz gleich, ob Rechnungen, Terminanfragen, E-Mails oder Fax – findet der betroffene Mitarbeiter dann direkt in seinem digitalen Posteingang. Der Prozess ist ebenfalls zeitsparend, da sich unwichtige Dokumente wie z.B. Werbung direkt aussortieren lassen. So bekommen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirklich nur die Informationen, die sie tatsächlich brauchen.
Dieser digitale Prozess läuft direkt und ortsungebunden. Sie können theoretisch von überall arbeiten.
Bringen Sie Ordnung ins Chaos!
Ein schlecht verwaltetes Sammelpostfach bedeutet für den Empfänger immensen manuellen Aufwand beim Sortieren der Zugehörigkeit seiner Post. Egal ob Reklamen, Bestellungen, Anfragen oder Stornierungen – bei Sammel-Inputboxen landet alles in einem Postfach. Das hat zur Folge, dass Absender manchmal tagelang auf eine Antwort warten. Manche werden schließlich ungeduldig und schreiben womöglich eine weitere Mail, um sich nach dem Stand der Dinge zu erkundigen.
Um das zu vermeiden, können Sie Ihre Post automatisch klassifizieren und indexieren. Nicht nur die Verarbeitung der gesamten Eingangspost aus einzelnen Organisationseinheiten oder gar des gesamten Unternehmens kann dann durch den digitalen Posteingang automatisiert werden. Je nach Kernprozessen, Systemumgebung und Eingangskanälen kann der digitale Posteingang dabei auch an individuelle Anforderungen angepasst werden. Da es für solche Anpassungen keine Standardlösung gibt, ist es wichtig, dass Sie sich bei der Umsetzung auf einen erfahrenen Partner verlassen, der Ihre Bedürfnisse von Anfang an berücksichtigt.
Klassifikation und Datenanalyse
Es ist wichtig, dass der digitale Posteingang Multi-Channel-fähig ist. Es ist für den digitalen Posteigang nicht von Bedeutung, ob ein Dokument auf Papier oder elektronisch eingeht, da sämtliche Dokumente aus allen Eingangskanälen über entsprechende Schnittstellen, Konvertierungsschritte und Teilprozesse auf einer Plattform zentral verarbeitet werden.
Der zentrale Punkt des digitalen Posteingangs ist die Klassifizierung. Nach dem Eingang der Post werden die Dokumente mithilfe eines intelligenten Klassifizierungsmoduls anhand eindeutiger Unterscheidungsmerkmale zugeordnet. Je nach Klasse wird das Dokument dann dem nächsten Verarbeitungsschritt zugeführt. Für die weitere Bearbeitung werden die erforderlichen Informationen direkt vom Dokument gelesen. Die Klassifizierung kann layoutbezogen (z.B. Bild) oder inhaltsbezogen (z.B. Text) erfolgen. Falls eine Mail mehrere Dokumenttypen enthält, werden diese automatisch getrennt und dem richtigen Bearbeitungsprozess zugeführt.
Am Ende des Prozesses werde die Dokumente – je nach Bedarf – wieder zusammengeführt. So können die Dokumente im Originalformat an das nachfolgende System oder das Archiv übergeben werden.
Zuordnung zum Fachbereich
Die Dokumente werden anhand von Beleginformationen in die Posteingänge einzelner Fachbereiche verschoben. Sollten die notwendigen Informationen auf dem Dokument fehlen oder sich nicht eindeutig zuordnen lassen, bleibt es in der globalen Posteingansmappe. Dort kann es dann von einem Mitarbeitenden dem passenden Posteingang zugeordnet werden.
Übergabe an Geschäftsprozesse
Die fachliche Bearbeitung eines Dokuments bzw. des entsprechenden Geschäftsprozesses kann erfolgen, sobald ein Dokument in die Posteingangsmappe eines Fachbereichs einsortiert wurde. Sollte ein Dokument falsch zugeordnet worden sein, kann es jederzeit in die Posteingänge anderer Fachbereiche verschoben werden. Der Vorteil dabei: Wird ein Dokument verschoben, führt das zu einem Lerneffekt, welcher das Prozesswissen der Lösung erhöht und diese damit stetig verbessert.
