Von der Beschaffung bis zum Service: Internationaler Client-Rollout
OCTO IT modernisiert 580 Arbeitsplätze weltweit für TALKE
ALFRED TALKE
Über die ALFRED TALKE GmbH & Co. KG
Branche: Logistik
Gründung: 1947
Hauptsitz: Hürth
Mitarbeitende: >4.600
TALKE zählt weltweit zu den führenden Anbietern von Logistiklösungen für die chemische Industrie. Mit Standorten in Europa, dem Nahen Osten, Asien und den USA bietet das Unternehmen Leistungen entlang der gesamten Supply Chain – von Transport, Verpackung, Lagerung und Umschlag bis hin zur Beratung und Umsetzung logistischer Prozesse. Digitale Services ergänzen das Portfolio und machen TALKE zu einem starken Partner für sichere, effiziente und maßgeschneiderte Logistiklösungen aus einer Hand.
Die Herausforderung
Neue Clients für 580 Arbeitsplätze weltweit
TALKE benötigte kurzfristig eine neue, zukunftssichere Client-Ausstattung für mehrere hundert Arbeitsplätze weltweit. Der bestehende Leasingvertrag für die bisher eingesetzten Notebooks lief aus, sodass 580 Altgeräte innerhalb eines klar definierten Zeitfensters an den Leasinggeber zurückgeführt und ersetzt werden mussten.
Die Anforderungen waren entsprechend hoch: Die neue Lösung sollte wirtschaftlich, leistungsfähig, schnell verfügbar und international standardisierbar sein. Zudem galt es, unterschiedliche Benutzergruppen, lokale Anlieferbedingungen an den unterschiedlichen Standorten sowie definierte Qualitätsstandards in der Gerätebereitstellung zu berücksichtigen.
Parallel entwickelte sich die Marktsituation dynamisch. Verfügbarkeiten, Lieferzeiten und Preisentwicklungen mussten kontinuierlich beobachtet und bewertet werden, damit TALKE die richtige Beschaffungsentscheidung zum passenden Zeitpunkt treffen konnte.
Die Lösung
Client Process Outsourcing
Im Rahmen der Ausschreibung erarbeitete OCTO IT ein Angebot, das weit über die reine Lieferung von Hardware hinausging. Gemeinsam mit dem Logistikspezialisten analysierten die Expertinnen und Experten von OCTO IT die Anforderungen der verschiedenen Benutzergruppen, bewerteten die aktuelle Marktsituation und prüften unterschiedliche Hersteller, Modellreihen und Konfigurationen hinsichtlich Verfügbarkeit, Preisentwicklung und Zukunftssicherheit.
So entstand frühzeitig eine fundierte Entscheidungsgrundlage für eine wirtschaftliche, leistungsfähige und langfristig tragfähige Client-Ausstattung.
Ergänzend stellte OCTO IT verschiedene Notebook-Modelle als Testgeräte bereit. Dadurch konnten die Endanwender die Systeme im Arbeitsalltag erproben und ihre Erfahrungen in die finale Auswahl einbringen. Auf dieser Grundlage wurde gemeinsam eine wirtschaftlich und technisch optimale Gerätekonfiguration entwickelt.
Durch die frühzeitige Bestellung Ende 2025 konnten Geräte und Preise vor Beginn der weltweiten Speicherkrise gesichert werden. Das verschaffte TALKE hohe Planungssicherheit und ermöglichte eine termingerechte Umsetzung des Projekts.
Standardisierte Gerätebereitstellung durch CPO
Im nächsten Schritt übernahmen die Expertinnen und Experten von OCTO IT die standardisierte Vorbereitung der Geräte im Rahmen des Client Process Outsourcing. Ziel war eine einheitliche, qualitätsgesicherte und rolloutsichere Bereitstellung für alle Standorte.
Zum CPO-Leistungsumfang gehörten:
- Generic Image Installation ohne Hersteller-Bloatware
- Windows Autopilot Pre-Provisioning
- Elektronikprüfung inklusive Kennzeichnung von Netzteil und Netzkabel
- Inventarisierung aller Geräte
- Stocking und Bevorratung für den Rollout
- Vorbereitung der internationalen Auslieferung
Alle Systeme wurden mit identischer Konfiguration und nach definierten Qualitätsstandards bereitgestellt.
Internationaler Rollout mit zentraler Projektsteuerung
Für die internationale Auslieferung entwickelte OCTO IT gemeinsam mit TALKE einen detaillierten Projekt- und Rolloutplan. Die zentrale Koordination sämtlicher Auslieferungen stellte sicher, dass die Geräte termingerecht und abgestimmt an die jeweiligen Standorte geliefert werden konnten. Liefertermine, Anlieferbedingungen und lokale Besonderheiten wurden mit den Ansprechpartnern vor Ort abgestimmt. Regelmäßige Jour-Fixe-Termine sorgten während der gesamten Projektlaufzeit für Transparenz, schnelle Entscheidungen und eine enge Abstimmung aller Beteiligten.
Der Nutzen
Die vorausschauende Beschaffung durch OCTO IT ermöglichte TALKE, trotz herausfordernder Marktsituation frühzeitig Lieferfähigkeit und Preisstabilität zu sichern. Die standardisierte Gerätevorbereitung im Rahmen des Client Process Outsourcing und die zentrale Rollout-Steuerung schufen die Grundlage für eine planbare Umsetzung an zahlreichen internationalen Standorten.
Die interne IT von TALKE wurde bereits während des Rollouts deutlich entlastet, da das Team von OCTO IT zahlreiche operative Aufgaben rund um Gerätevorbereitung, Inventarisierung, Bevorratung, Rollout-Koordination und Service übernahm.
Dieser Mehrwert setzt sich auch im laufenden Betrieb fort: Im Rahmen von CPO kümmert sich OCTO IT um das Lifecycle- und Service-Management der Geräte und reduziert damit dauerhaft operative Aufwände auf Kundenseite.
Im Garantiefall übernimmt OCTO IT die vollständige RMA-Abwicklung inklusive Herstellerkommunikation, Koordination und Nachverfolgung der Austauschprozesse. TALKE profitiert dadurch von einem zentralen Ansprechpartner und muss Garantie- oder Austauschprozesse nicht eigenständig steuern.
Gemeinsam entwickeln TALKE und OCTO IT das Betriebsmodell aktuell weiter: Ein SLA-Konzept mit Ersatzgerätepool soll künftig ermöglichen, defekte Geräte kurzfristig gegen bereits vorbereitete Austauschgeräte zu ersetzen. Dadurch lassen sich Ausfallzeiten für Endanwender auf ein Minimum reduzieren und Serviceprozesse im Alltag deutlich beschleunigen.
Das sagt der Kunde
“OCTO IT hat von Anfang an weitergedacht als bis zur reinen Hardware-Lieferung. Das Team hat unsere Anforderungen verstanden, den Rollout verlässlich gesteuert und uns mit einem ganzheitlichen Service aus einer Hand spürbar entlastet. Durch die offene und gute Kommunikation während des gesamten Projekts wussten, wir jederzeit, wo wir stehen. Genau das macht für uns den Unterschied.”
Marco Bieseke, Manager IT-Infrastruktur, ALFRED TALKE GmbH & Co. KG
CPO als Erfolgsfaktor für moderne Arbeitsplatzbereitstellung
Das Projekt mit TALKE zeigt, wie Client Process Outsourcing Unternehmen bei großen Rollout-Vorhaben entlastet. OCTO IT verbindet Hardware-Beschaffung, technische Standardisierung, Windows Autopilot Pre-Provisioning, Logistik, Rollout-Steuerung und Lifecycle-Service zu einem durchgängigen Betriebsmodell.
Für TALKE entstand eine zukunftssichere Client-Umgebung mit klaren Prozessen, einheitlichen Qualitätsstandards, transparenten Kosten je Arbeitsplatz und einem zentralen Ansprechpartner. Aus einem umfangreichen Hardware-Rollout wurde ein ganzheitlicher Service-Ansatz für moderne Arbeitsplätze weltweit.
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